首先，要明确一个概念：做活动就是走钢丝，没有保险的高空走钢丝！
因为，活动没有“彩排”，只有现场“直播”！无论什么类型的活动，人数是50人还是2000人，也不论预算是几万块还是几十上百万，从邀请、接待、到现场管理的每一个环节，都是所在公司形象的直接反映。根据墨菲定律，可能会出错的事情一定会出错。
所以，成功策划一个令人难忘的活动，关键就是细节！细节、细节！重要的话说三遍。一场活动有成千上万的细枝末节，每个环节都不能出现任何闪失。

其次，有了上述概念，接下来了解策划一场活动的几个关键要素
第一，活动预算；在开始策划之前，就要决定活动的规模，而规模取决两个要素：资金和目标。总不能策划到一半的时候发现预算不够，那就是在做无用功。第一步粗略估算出举办活动的主要费用（场租/住宿/交通/会场布置/AV灯光舞台布置/嘉宾/演员/主持人/安保/摄影摄像/劳务/视频制作/物料制作/第三方开发/礼品采购/公关费用/各种杂费等）。
第二，活动目的；此次活动的目标和动机是什么？希望达成的目标？活动必须要有意义，比如：吸引媒体关注/提高公众知名度/推出新产品新形象/表彰/答谢员工客户供应商等。根据不同的目的确定活动调性，严谨的技术交流会议、创新独特的科技发布会、高端低奢的答谢会等。
第三，活动场地；明确了活动目的和活动调性，就要甄选合适的活动场地。一场令人记忆深刻的活动场地占了一半因素，如果想选择一个与众不同的地方，或许是博物馆/美术馆/艺术剧院/私人住所/历史遗迹/高级餐馆/俱乐部/风景名胜/网球场/仓库/游船等，数之不尽，只怕你想不到或者资金不够用。
第四，核心内容；用现在流行的说法是干货，如果是一场产品发布会，那么核心内容就是围绕产品发布来设计；如果是一场颁奖答谢晚会，核心内容就围绕颁发各种奖项来设计；如果是周年庆典，就好好包装企业奋斗历程和前程似锦。核心内容是整场活动的内核，围绕核心内容，可以提炼主题、Slogan、主KV，通过什么样的发布形式让受众感知核心内容，是最考验策划团队的创意能力和执行经验了。
第五，活动亮点；一场与众不同的活动总要有几个亮点，非凡的体验受众会自动进行二次传播。如果你的活动像白开水一样平淡，受众会连自拍的欲望都没有。活动亮点不一定都是明星、网红、大咖、新媒体、新技术，也可以通过创意的方式给受众意外的惊喜，创造不一样的体验。
最后，执行过程中有可能出错的几个地方
第一，接待；嘉宾的行程出现差错，有可能是机票订错、名字不符无法入住。也可能是现场座位卡准备不足、名字出现错字别字等；
第二，交通；甄选场地时可能没有考虑到交通的便捷性，导致观众无法准确找到会场，或现场停车位不足，或现场出现交通拥堵；
第三，时间；要想活动成功，一个重要的条件是挑选一个好日子。保证大多数人有时间能够出席外，避免恶劣天气；
第四，现场；有没有柱子、吊灯之类？视线是否足够好，每一位客人都能够看清楚舞台或大屏幕；天花板高度是否足够高；舞台是否够大？多高？一个还是几个？演讲是否需要多种语言？视听设备对舞台的要求？必须留出多少时间进行彩排？如何上下舞台？舞台设备搬出搬进、安装拆卸都需要多长时间？演讲话筒突然没有声音、PPT视频卡顿、甚至断电等诸如此类；
第五，报批；大型户外活动需要报批消防城建公安等系统。作为活动策划者一定要知道哪些场所需要办理哪些许可证，需要做些什么工作，不能靠临时碰运气解决，尽量考虑到各种可能发生的意外事件。
活动结束
一个活动下来，策划人员都感到身心疲惫。现在，活动终于结束了，终于可以松一口气了，可以好好回顾和庆祝休息一下，但是不要安排在第二天。要给每个人有充裕的时间理理头绪，好好的放松一下。然后，好好的写一份总结报告。活动目标是否达成？实现预算了吗？哪里超支了？原因？有什么成效？
这样记录对成功策划下一场活动将大有裨益。